Oavsett hur hårt du jobbar, vissa dagar blir din “att-göra-lista” aldrig mindre. Men det finns ett ljus i tunneln. Genom att genomföra dessa enkla strategier kan du fokusera på att effektivisera ditt sätt att arbeta och producera bra arbete utan att behöva in på småtimmarna.
1. Planera strategiskt
Skriv en ny att göra-lista varje dag och ha den med dig hela dagen så att du kan uppdatera den och avmarkera uppgifterna när du slutför dem. Håll alltid en penna och lite papper till hands, inklusive bredvid din säng, om du kommer ihåg något under natten eller har en bra idé.
2. Börja tidigt
Börja din arbetsdag tidigt. Du kommer att kunna börja din dag relativt ifred och kan se att uppgifter som bockats av från din att göra-lista innan dina kollegor ens har gått in i byggnaden bör hålla dig motiverad hela dagen.
3. Prioritera rätt
Få ditt viktigaste arbete gjort först - arbete som är relevant för dina mål, strategiska målsättningar och KPI:er. Lär dig att säga nej till icke-väsentliga krav och slösa inte bort tid på att göra interna PM eller e-postmeddelanden när din tid skulle kunna spenderas mer lönsamt någon annanstans.
4. Konsten att delegera
Vissa människor tycker att delegera uppgifter är enkelt, medan andra tycker det är utmanande att släppa taget och lita på andra med arbetet. Att lära sig att överlämna projekt till underordnade är dock viktigt, inte bara för din egen utveckling utan också för ditt team. Genom att delegera arbete kan du effektivisera dina dagliga uppgifter och fokusera på de viktigaste projekten samtidigt som du använder andras färdigheter. Det låter dig också främja en känsla av gemenskap med dina medarbetare.
5. Sätt deadlines för dig själv
Deadlines är viktiga för att hjälpa dig att fokusera och ha full kontroll. Dela upp stora projekt i mer hanterbara bitar och sätt dig en tidsgräns för var och en av dessa uppgifter. Övningen att sätta deadlines och uppfylla dem kommer också att säkerställa att du utvecklar en nyckelkompetens som är viktig för framgångsrik karriär.
6. Tid för att koncentrera
Planera en tid varje dag, även om det bara är 30 minuter, där du inte kan bli störd - såvida det inte är en nödsituation. Använd den tiden för att fokusera och ägna dig åt att slutföra viktiga uppgifter snabbt.
7. Lycka är organisering
Ignorera inte e-postmeddelanden; att göra det kommer bara att öka din arbetsbelastning. Skapa en vana att ögna igenom varje e-mail och antingen flytta den till pågående eller ta bort den. Denna enkla men effektiva organiserade taktik hjälper dig att hålla alla inkommande meddelanden under kontroll.
Ett effektivt arkivsystem är ett effektiv arbetssätt och en del av goda organisatoriska färdigheter. Om du sparar arbete i centraliserade mappar för att teammedlemmarna ska kunna komma åt, arkivera filerna medan du arbetar för att se till att mapparna hålls uppdaterade och för att minska känslan av att bli överväldigad av ett rörigt skrivbord.
8. Tidslag för telefonsamtal
Bestäm en viss tid när du ska ringa telefonsamtal eller ringa tillbaka och schemalägga detta i din kalender. Genom att låta dina kontakter veta att det här är den bästa tiden på dagen att nå dig kan du förhoppningsvis minska avbrott och inte bombarderas med samtal som kan distrahera dig hela dagen.
9. Organiserad men flexibel
Oavsett hur noggrant du planerar, måste du ibland avvika till ett projekt som kräver akut uppmärksamhet. När ditt schema inte går exakt enligt planen, var flexibel och villig att omvärdera dina uppgifter för dagen.
10. Förbered dig och koppla sedan av
Innan du lämnar din arbetsplats för dagen, försök spendera lite tid på att förbereda dig för nästa dag. På så sätt kan du njuta av en glad och avkopplande kväll med vetskap om att din morgon inte kommer att vara kaotisk eller stressad och du har en indikation på vad dagen framåt håller.
Innan du arbetar ännu en 14-timmarsdag eller blir stressad på grund av en inkorg som du inte har kontroll över eller rörigt skrivbord, försök att genomföra några av dessa tips. Och som en extra bonus kommer det sannolikt att ha en positiv effekt på ditt personliga liv såväl som ditt arbetsliv.
